System wiedzy w firmie edukacyjnej
Opis kilku lat pracy w małej firmie edukacyjnej, w której odpowiadałem za technologię, dokumentację i procesy. To doświadczenie z pracy na etacie, nie modelowy projekt wykonany w próżni.
Kontekst
Firma prowadzi zajęcia z programowania dla dzieci. Łączyłem tam obowiązki konsultanta IT, technical writera i project managera, więc te same problemy widziałem od strony użytkowników, dokumentacji i utrzymania technicznego.
Opis ograniczam do metod, decyzji i rezultatów, bez danych finansowych, materiałów firmowych oraz konfiguracji infrastruktury.
Co było nie tak
- materiały, procedury i ważne ustalenia leżały w mailach, na dyskach i w pamięci najbardziej doświadczonych osób;
- nowi pracownicy uczyli się metodą prób i błędów, bo nie było czego przeczytać;
- strona firmowa stała na zamkniętej platformie, która ograniczała kontrolę nad kodem i kosztami;
- część stanowisk korzystała z płatnego oprogramowania, chociaż używane funkcje miały otwarte odpowiedniki;
- powtarzalne czynności administracyjne robiono ręcznie.
Wszystko działało, ale zależało od tego, czy akurat jest pod ręką osoba, która wie jak. To nie jest system, to ryzyko z ludzką twarzą.
Co z tym zrobiłem
- Zbudowałem firmową bazę wiedzy i wypełniłem ją poradnikami.
- Spisałem procedury i materiały dla pracowników.
- Zautomatyzowałem część powtarzalnych czynności administracyjnych.
- Przeniosłem stronę z kreatora do wersjonowanego statycznego serwisu.
- Zastąpiłem część płatnych licencji otwartym oprogramowaniem po sprawdzeniu wymaganych funkcji.
- Do wszystkiego dopisałem dokumentację, testy i instrukcje utrzymania.
Co mogę potwierdzić
- powstał uporządkowany zestaw poradników tekstowych i wideo;
- instrukcje dostały wspólne miejsce i można było odsyłać do jednego adresu;
- przygotowanie komputerów zostało ujęte w powtarzalną instalację i skrypty zamiast ręcznego ustawiania każdego elementu;
- kod strony trafił do repozytorium z historią zmian;
- część płatnych narzędzi zastąpiły rozwiązania otwarte po sprawdzeniu wymaganych funkcji;
- do wdrożeń powstały instrukcje utrzymania i testy odbioru.
Praktyczna zmiana była prosta: zamiast tłumaczyć to samo dziesiąty raz, można było wysłać jeden link. To obserwacja sposobu pracy, nie pomiar skuteczności samej bazy.
Czego to nie dowodzi
Zbierałem to przez kilka lat, na etacie, w firmie, którą znam od środka. Nie jest to dowód, że ten sam zestaw narzędzi zadziała gdzie indziej ani że podobny rezultat da się uzyskać w krótkim zleceniu.
Metody stojące za tymi zmianami opisuję osobno: budowa systemu wiedzy, automatyzacja procesów, analiza i wdrożenie oraz utrzymanie IT.