System wiedzy w firmie edukacyjnej
Opis kilku lat pracy w PROMC, małej firmie edukacyjnej, w której odpowiadałem za technologię, dokumentację i procesy. Nie jest to zlecenie dla klienta z zewnątrz, tylko robota na etacie.
Gdzie to było
PROMC prowadzi dla dzieci zajęcia z programowania w Minecrafcie, w wielu szkołach naraz. Zespół jest niewielki: instruktorzy i administracja, bez działu IT i bez nikogo, kto zajmowałby się systemami na pełny etat. Pracuję tam od 2022 roku jako konsultant IT, technical writer i project manager.
Nie opisuję tu danych finansowych, materiałów firmowych ani szczegółów, na których publikację nie mam zgody.
Co było nie tak
- materiały, procedury i ważne ustalenia leżały w mailach, na dyskach i w pamięci najbardziej doświadczonych osób;
- nowi pracownicy uczyli się metodą prób i błędów, bo nie było czego przeczytać;
- strona firmowa stała na zamkniętej platformie z abonamentem i niewielką kontrolą nad kodem;
- część stanowisk używała drogich licencji, chociaż istniały darmowe odpowiedniki;
- powtarzalne czynności administracyjne robiono ręcznie.
Wszystko działało, ale zależało od tego, czy akurat jest pod ręką osoba, która wie jak. To nie jest system, to ryzyko z ludzką twarzą.
Co z tym zrobiłem
- Zbudowałem firmową bazę wiedzy i wypełniłem ją poradnikami.
- Spisałem procedury i materiały dla pracowników.
- Zautomatyzowałem część powtarzalnych czynności administracyjnych.
- Przeniosłem stronę z Wixa na Astro, GitHuba i Cloudflare, czyli na stos, w którym widać historię zmian.
- Zastąpiłem część płatnych licencji otwartym oprogramowaniem, między innymi Zorin OS Education.
- Do wszystkiego dopisałem dokumentację, testy i instrukcje utrzymania.
Co z tego wyszło
- jedno miejsce, w którym leży ponad sto poradników tekstowych i wideo;
- te same instrukcje dla wszystkich, zamiast wersji zależnej od tego, kogo się zapyta;
- przygotowanie sprzętu na zajęcia skrócone z godzin do kilku kliknięć;
- własna strona z historią zmian, niezależna od jednego dostawcy;
- niższe koszty licencji;
- dokumentacja, dzięki której zespół radzi sobie bez pytania mnie o każdą rzecz.
Najbardziej zaskoczyło mnie to, dlaczego baza wiedzy zadziałała. Nie dlatego, że ludzie zaczęli czytać instrukcje, tylko dlatego, że zamiast tłumaczyć to samo dziesiąty raz, można było wysłać link.
Czego to nie dowodzi
Zbierałem to przez kilka lat, na etacie, w firmie, którą znam od środka. Zlecenia, które przyjmuję po godzinach, są znacznie mniejsze i mają z góry ustalony zakres. Podobne rzeczy robię jako automatyzację jednego procesu, pakiet procedur, bazę wiedzy Start albo system pracy zespołu.