Pakiet procedur i dokumentacji

Kiedy to ma sens

Wtedy, gdy zespół pracuje na ustnych ustaleniach, starych plikach i instrukcjach pisanych każda inaczej. Nowa osoba nie wie, której wersji użyć, a odświeżenie dokumentacji zależy od tego, czy ktoś sobie o niej przypomni.

Dla kogo

• dla jednego zespołu, który chce ogarnąć jeden obszar pracy;
• dla firmy, która ma materiały, ale każdy korzysta z nich po swojemu;
• dla ludzi, którzy chcą dokumentacji, którą sami potem poprawią;
• dla organizacji gotowej wskazać, kto odpowiada za którą procedurę.

Co powstaje

Procedury

Do pięciu procedur pisanych według jednego wzorca. W każdej: po co jest, kiedy się jej używa, kto odpowiada, czego potrzeba, kolejne kroki, wyjątki, wynik i sposób sprawdzenia, czy wyszło.

Spis i nazwy

Dokumenty dostają przewidywalne nazwy i miejsce w spisie treści. Procedurę można znaleźć po problemie albo zadaniu, a nie tylko po nazwie pliku, którą pamięta autor.

Kto za co odpowiada

Przy każdej procedurze wpisuję rolę odpowiedzialną za jej stosowanie i aktualizację. Nie wymyślam osób ani właścicieli, których u siebie nie wyznaczyliście.

Kiedy to odświeżyć

Dorzucam prostą zasadę przeglądu. Sami decydujecie, czy procedurę trzeba sprawdzić po zmianie narzędzia, procesu albo obsady.

Wzór na kolejne

Zostawiam szablon, żeby następne procedury powstawały w tym samym formacie.

Przykład

Zobacz przykładową procedurę obsługi zgłoszenia mailowego. To materiał poglądowy, nie gotowa instrukcja dla konkretnej firmy.

Czego potrzebuję od Was

• istniejących instrukcji, plików i maili opisujących pracę;
• opisu sytuacji, w których procedura wchodzi do gry;
• nazw ról odpowiedzialnych za wykonanie i odbiór;
• informacji o wyjątkach, które naprawdę się zdarzają;
• jednej osoby do pytań i zebrania poprawek.

Limity

• jeden zespół;
• do pięciu procedur;
• do 15 dokumentów źródłowych;
• jedna tura poprawek;
• do 10 dni roboczych od dostarczenia kompletu materiałów.

Jak to przebiega

1. Dostaję materiały i opis obszaru pracy.
2. Zawężam zakres i mówię, czego brakuje.
3. Piszę spis, ustalam nazwy i przygotowuję procedury według wspólnego wzorca.
4. Dopisuję odpowiedzialność i zasadę aktualizacji.
5. Oddaję pakiet do jednej tury poprawek.

Po czym poznamy koniec

• procedury opisują to, na co się umówiliśmy, i mają wspólną budowę;
• spis treści prowadzi do właściwego dokumentu;
• każda procedura ma wpisaną rolę albo wyraźną informację, że jeszcze jej nie wyznaczyliście;
• dostaliście szablon na kolejne procedury;
• instrukcja mówi, jak je dalej odświeżać.

Cena i termin

Cena: 3 900 zł.

Termin: do 10 dni roboczych od dostarczenia kompletu materiałów i potrzebnych decyzji.

Sposób rozliczenia i podatki zapisujemy w zamówieniu.

Czego to nie obejmuje

• przepisywania dowolnej ilości materiałów;
• pisania treści od zera, bez materiałów źródłowych;
• dokumentacji prawnej ani certyfikacyjnej;
• redagowania na bieżąco przez kolejne miesiące;
• wdrażania procedur w wielu zespołach;
• szkoleń, warsztatów i pracy na miejscu;
• poprawek bez końca.

Co zostaje po zakończeniu

Oddaję procedury w formacie, który da się edytować, razem ze spisem, szablonem i zasadą aktualizacji. Pliki są Wasze, podobnie jak dalsza treść, wyznaczanie właścicieli i przeglądy.

Zobacz też

Case study z PROMC opisuje kilka lat pracy, w tym część proceduralną. Pokazuje sposób myślenia, nie zakres tego zlecenia.

Napisz do mnie

contact@voitech.lol. Opisz obszar pracy, ile macie materiałów i co ma być gotowe.

← Wszystkie zlecenia · Realizacje · FAQ