Open source vs drogie licencje zamknięte: kiedy warto to zmienić

Płacimy za to od lat, więc pewnie tego potrzebujemy. Rzadko które przekonanie w firmie jest równie powszechne i równie rzadko sprawdzane. Licencje potrafią siedzieć w budżecie dużo dłużej niż potrzeba, dla której je kupiono.

Dlaczego drogie licencje przetrwają dłużej niż potrzeba

Mało kto podważa subskrypcję. Odnawia się sama, koszt jest wliczony w budżet, a na sprawdzenie, czy korzystacie choćby z połowy funkcji, zawsze szkoda czasu. W analizie kosztów nazywa się to subscription creep.

Jak ocenić, czy warto to zmienić

Nie migruj z ideologii ani po to, żeby ciąć koszty za wszelką cenę. Migruj wtedy, gdy policzysz jedno: ile funkcji naprawdę używacie w stosunku do tego, ile płacicie. Przy każdym płatnym narzędziu zapytaj:

Które konkretne funkcje zespół faktycznie wykorzystuje na co dzień, a które są teoretyczne?
Czy jest darmowy albo otwarty odpowiednik, który te konkretne funkcje pokrywa?
Jaki jest koszt migracji w stosunku do oszczędności w skali roku?
Czy zespół ma kompetencje, żeby utrzymać otwarte rozwiązanie bez wsparcia płatnego dostawcy?

Co to oznacza w praktyce

W PROMC przeniosłem część stanowisk z płatnych licencji na otwarte oprogramowanie, między innymi na Linuksa. Nie dlatego, że wolę Linuksa, tylko dlatego, że policzyłem, z czego ludzie faktycznie korzystają. Koszty licencji spadły, a nikomu nie zabrakło niczego do pracy.

Ryzyka, o których trzeba pamiętać

Doliczcie czas na naukę nowego narzędzia, słabsze formalne wsparcie techniczne (choć duże projekty open source mają za to mocne społeczności) i kłopoty z formatami przy przenoszeniu dokumentów. Najlepiej zacząć od pilotażu na małej grupie, zanim ruszycie z całą firmą.

Kiedy zostać przy płatnym oprogramowaniu

Czasem wyjdzie, że płatna licencja jest w porządku: bo jakaś funkcja nie ma otwartego odpowiednika, bo trzyma się integracji z innymi systemami albo bo migracja kosztowałaby więcej, niż oszczędzicie. To też jest dobry wynik. Chodzi o decyzję podjętą na liczbach, nie o migrację za wszelką cenę.